タスクに追われない人生を手にいれる方法

デザイナーの鉄尾 和弥です。

書店に行くと、
「時間管理」「タスク管理」に関するテーマの本をかなり見かけます。

それだけ現代人は、
多忙な日々を送っていることの表れなのかもしれません。

実際、いくつものプロジェクトを同時進行では知らせていると、
決まって『納期不安』に襲われてしまいますよね。

何がいつまでにどのようなプロセスで終わるのかが
不明なゆえに、不安に襲われてしまい、
「あのプロジェクト大丈夫かな〜」と不安になり、
寝ても覚めても頭のどこかにい続けます。

このような状態では当然、
せっかくの休日に旅行に出かけても楽しめません。

今回は、そんな状態から脱して
タスクに追われない人生を手に入れる方法をお伝えします。

大切なのはことは脳の状態をクリアにしておくこと

大切なのは、GTDという名著にも書かれていますが、

タスク管理そのものに注力するのではなく、
タスク管理をしっかりして、頭から一切の不安や雑念を取り除き、
クリアでみずみずしい状況を作ること
です。

つまり、タスク管理は自分の頭や記憶でするものではなく、
『仕組み』に任させておけば良いということです。

しかし、ここでまた問題が発生します。

それは、「仕組みづくり」に注力するがあまりに、
それ自体に時間とエネルギーを取られてしまうケースや
便利にしたいと思う一心で、作り込みすぎると複雑になり、
気がついたら、仕組みを全く使いこなせていないなど。

そして、やがては、『管理疲れ』を起こしてしまう人も多いのではないでしょうか。

仕組みの管理疲れを起こさないために

ということで、今回おすすめしたいのが、
見た目も機能性も優れているMac専用アプリ『omni plan』。
https://www.omnigroup.com/omniplan

これはいわゆる、ガントチャートと言われていもので、
チャート形式でスケジュールを管理するものになります。

ちなみに、この『omni グループ』は、
apple 製品対応のみのアプリを作り続けてきた、アプリ開発会社です。

一番有名なのは『omni focus』。
これはあの名著『GTD』の仕組みを落とし込んだタスク管理アプリで、
こちらもデザイン、機能性ともに優れている。

このomni planの優れているところは、
直感的でスムーズな操作をできること、

そして使っていて、あまりにもサクサクとタスク追加と管理ができてしまうため、
気持ち良くそして見た目が美しいということです。

<すごいところ>

・シンプルに使える
・楽であり、時間がかからない
・直感的に使える
・見た目が洗練されている

今回は、あまり詳しくはお伝えできませんが、どのようなもの中実際に紹介して生きます。

優秀なアプリ”omni plan”の使い方

ます新規ファイルを作成するとこのような画面が出てきます。

まずは以下のようにプロジェクト名を入れます。

次に、そのプロジェクトに紐づくタスクを入れていきます。

「エンタキー」を押すだけ自動的にタスクの行が作られるので、
あとはタスク名をタイピングしていくだけで、以下のように作られていきます。


ですが、このままでは優先順位がつけられておらず
何をいつまで終わらせれば良いのかがわかりません。

そして、一般的なガントチャート アプリですと、
各タスクに時期を入力しないと、チャートに反映されません。(面倒すぎる)

しかし、omni planhは、以下のようにチャートにカーソルを合わせて矢印を引っ張るだけで、
なんとタスクが自動的に右側に移動してくれるので、自然に優先順位をつけられます。

(極めて直感的です)

そして、一瞬にして以下のような分かりやすい作業フローを作ることができます。

さらにこのomniplanが優れているところは、
こんな感じで進捗具合を、濃い色に塗ることでヴィジュアルで表示できるところです。

そして、タスク名の右には、進捗が%で自動表示されます。
これだと、何のプロジェクトがどのくらい進んでいるのか俯瞰してみることができます。

そして、こんな感じで作っていくと、以下のようなものが出来上がって生きます。

こうやって、全体のプロジェクトを簡単に俯瞰できるのは、実に良いですよね。

しかし、、、タスクがありすぎて、わかりずらい、、、となってしまうことも。

そんな時は、タスクのタブを閉じればOKです。

そして、フォーカスしたいプロジェクトだけ展開させれば解決です。

いかがでしたでしょうか。

プロジェクトがありすぎて、タスクに追われている方は、
ぜひこのようなアプリを導入して、仕組みで管理されていくことをオススメします!

タスクに追われない人生を送っていきましょう!

DNAパブリッシング株式会社
デザイナー 鉄尾 和弥

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